Mittels Pivottabelle ist es ebenfalls möglich, Daten aus einer externen Quelle, z.B. einer Accessdatenbank einzulesen und auf vielfältige Weise darzustellen.

Großer Vorteil ist hier, dass die Quelle mehr als 65535 ( Erste Zeile ist die Überschrift ) Datensätze beinhalten kann. Je nach ausgewählten Kriterien wird die fertige Pivottabelle ja nur wenige Zeilen benötigen, auch wenn die Quelle beispielsweise eine halbe Million Daten umfasst.

Ändern sich Daten in der Quelle oder werden neue Datensätze hinzugefügt, so werden diese bei Aktualisierung der Pivottabelle ebenfalls berücksichtigt.

 

 

Als Demo liegt direkt unter C:\ eine Accessdatenbank mit dem Namen "Beispiel.mdb" Diese enthält eine Tabelle mit dem Namen "tblFahrzeuge".

 

 

 

 

Um nun auf die Datenbank zuzugreifen und eine Pivottabelle zu erstellen sind folgende Schritte notwendig.

Excel ist aktiv. Die Accessdatenbank kann geöffnet oder geschlossen sein.

 

1. ) Menü Daten - Pivottable und PivotChart-Bericht

Im sich öffnenden Fenster wird "Externe Datenquelle" gewählt.

Ein Klick auf Weiter.

 

 

 

 

2.) Ein Klick auf "Daten importieren". Rechts dieser Schaltfläche steht noch der Hinweis: Keine Daten gefunden.

 

 

 

 

3.) Im neuen Fenster die Art der Quelle, hier "Microsoft Access-Datenbank" auswählen und mit OK bestätigen.

 

 

 

 

 

4.) Im nächsten Schritt wird das Verzeichnis zur Datenbank durch einen Doppelklick auf c:\ ( in der Abbildung markiert ) ausgewählt.

 

 

 

 

5.) Nun werden links im Fenster alle verfügbaren Accessdatenbanken auf C:\ dargestellt.

Wir markieren die Datenbank, hier Beispiel.mdb und bestätigen mit OK.

 

 

 

 

6.) Im neuen Fenster werden links "Verfügbare Tabellen und Spalten", alle vorhandenen Tabellen angezeigt.

Dort wird nun die Tabelle "tblFahrzeuge" ausgewählt und durch Klick auf das Pluszeichen werden alle verfügbaren Überschriften dargestellt.

Durch markieren eines Eintrags im linken Fenster und klicken auf das Pfeilsymbol > in der Mitte, wird dieses Feld nach rechts "Spalten in ihrer Abfrage"

übertragen. Hier können nun alle oder auch nur gezielt die gewünschten Überschriften gewählt werden.

    

 

 

 

 

7.) Nach Auswahl der gewünschten Felder ( hier wurden alle 4 genommen ) und ein Klick auf "Weiter" erscheint das nächste Fenster ( ohne Abbildung ) mit der Möglichkeit zur Filterung. Im nächsten Fenster ( ohne Abbildung ) wird die Möglichkeit der Sortierung geboten. Nach erneutem Klick auf "Weiter" erscheint das unten angezeigte Fenster. Hier wird die Option "Daten an Microsoft Office Excel zurückgeben" gewählt.

 

 

 

 

8.) Nach Klick auf "Fertig stellen" wird das bereits unter Punkt 2 abgebildete Fenster erneut angezeigt. Rechts neben "Daten importieren" erscheint nun aber  der Hinweis "Daten gefunden".

 

 

 

 

9.) Nach Klick auf "Weiter" und anschließendem Klick auf "Layout" lassen sich wie gewohnt die Überschriften ins gewünschte Feld ziehen.

 

 

 

 

10.) In der unteren Abbildung ist nun die mögliche fertige Pivottabelle zu sehen.

 

 

 

 

 

Auch hier bietet die Pivottabelle die Möglichkeit durch Doppelklick in eines der Ergebnisfelder, Details auf einem neuen Tabellenblatt anzuzeigen.

Beispielsweise alle Fahrzeuge der Klasse B.